Jak mít stavební zakázky, faktury a zákazníky na jednom místě?
Stavební firmy často řeší zakázky v Excelu, faktury v jednom programu, zákazníky v telefonu a dokumenty v e-mailu nebo WhatsAppu. Čím více zakázek přibývá, tím rychleji vzniká chaos.
Proč se stavební firma snadno ztratí ve vlastní administrativě?
Dokud firma řeší jednu nebo dvě zakázky, může fungovat i s poznámkami, tabulkou a několika složkami v počítači.
Jakmile ale přibude více zákazníků, zaměstnanců a rozpracovaných staveb, začínají se informace rozdělovat mezi různá místa.
Kontakty, zprávy a domluvené termíny.
Nabídky, smlouvy, přílohy a komunikace se zákazníkem.
Zakázky, ceny, seznamy a vlastní evidence.
Vystavené faktury a platební údaje.
Fotografie, zprávy a rychlé změny na stavbě.
Smlouvy, stavební deník a dokumentace.
Každá stavební zakázka by měla mít své místo
Základem přehledného řízení firmy je jednoduchá evidence zakázek.
U každé zakázky by mělo být možné rychle zjistit například:
CRM není jen pro velké firmy
CRM je jednoduše systém pro správu zákazníků a obchodních vztahů.
Ve stavební firmě může pomoci především s tím, aby se neztratila žádná poptávka ani důležitá informace.
Informace jsou roztroušené
- kontakt je v telefonu,
- poptávka v e-mailu,
- poznámka v papírovém diáři,
- termín někde v kalendáři.
Zákazník má vlastní kartu
- kontaktní údaje,
- historie poptávek,
- zakázky,
- poznámky a další informace.
Fakturace by měla navazovat přímo na zakázku
Faktura není samostatný dokument bez souvislostí. Vzniká kvůli konkrétní zakázce a konkrétnímu zákazníkovi.
Pokud jsou faktury propojené se zákazníkem a zakázkou, získáte rychlejší přehled o tom:
Smlouvy a dokumenty nemusí být v desítkách složek
Ke stavební zakázce mohou postupně přibývat smlouvy, dodatky, nabídky, fotografie, výkresy nebo předávací dokumenty.
Když jsou uložené odděleně, může být později obtížné zjistit, která verze je aktuální.
Stavební deník propojuje kancelář se stavbou
Stavební deník je jedním z hlavních zdrojů informací o průběhu realizace.
Pokud je veden digitálně, může být přímo propojený s konkrétní zakázkou.
Informace o tom, co se na stavbě provedlo.
Dokumentace skutečného průběhu realizace.
Změny, problémy nebo důležité skutečnosti.
Záznam toho, co se na zakázce dělo v minulosti.
Každý ve firmě nemusí vidět všechno
Jakmile má firma více zaměstnanců nebo externích spolupracovníků, potřebuje také řešit přístup k jednotlivým informacím.
Stavbyvedoucí může potřebovat přístup ke stavebnímu deníku, účetní k fakturám a obchodník k zákazníkům a poptávkám.
Přehled o celé firmě, zakázkách a zákaznících.
Zakázky, dokumentace a stavební deník.
Fakturace, smlouvy a práce s doklady.
Od poptávky až po hotovou zakázku
Největší výhodou jednoho systému je návaznost jednotlivých kroků.
Informace se tak nemusí pokaždé přepisovat do další aplikace.
Co získá firma, když má všechno propojené?
Jedno prostředí pro každodenní práci stavební firmy
Projektovna.cz propojuje nástroje, které stavební firma běžně potřebuje během celé zakázky.
Kdy už se vyplatí přestat řídit firmu jen přes Excel?
Neexistuje přesný počet zakázek, kdy musí firma přejít na profesionálnější systém.
Typické signály ale poznáte poměrně snadno:
Méně aplikací, více přehledu
Digitalizace stavební firmy nemusí znamenat složitý software a několik měsíců zavádění nových procesů.
Největší přínos často vznikne už tím, že se zákazníci, zakázky, dokumenty a faktury přestanou řešit odděleně.
Mějte stavební firmu více pod kontrolou
Poptávky, zákazníci, stavební deník, smlouvy, fakturace a tým v jednom přehledném systému.
Prohlédnout ProjektovnuŘešíte stavbu? Pojďme dál.
Popište, co potřebujete, a získejte nabídky od ověřených stavebních firem. Nebo si prohlédněte katalog a vyberte si sami.