Zálohy a cash flow
Jak nastavit zálohy, aby firma nemusela financovat stavbu ze svého?
Materiál, mzdy, dopravu a další náklady musí stavební firma
často zaplatit ještě předtím, než dostane peníze od zákazníka.
Dobře nastavené zálohy nejsou známkou toho, že firma nemá peníze.
Jsou součástí zdravého řízení zakázky a firemního cash flow.
01
Proč to řešit
Zisková zakázka ještě nemusí znamenat dostatek peněz na účtu
Firma může mít zakázku s dobrou marží a přesto se dostat
do problémů s penězi.
Důvod je jednoduchý: náklady a příjmy nepřicházejí ve stejný okamžik.
1
Objednáš materiál
→
2
Zaplatíš lidi
→
3
Provedeš práci
→
4
Vystavíš fakturu
→
5
Čekáš na platbu
Pokud zákazník platí až na konci,
celou dobu zakázku fakticky financuješ ze svého.
02
Záloha
Co by měla záloha pokrýt?
Výše zálohy by měla odpovídat skutečným nákladům,
které musíš v první fázi zakázky zaplatit.
Materiál
Cihly, izolace, okna, technologie nebo jiný materiál,
který musíš objednat předem.
Doprava a technika
Doprava materiálu, mechanizace nebo příprava staveniště.
První část práce
Náklady na pracovníky a subdodavatele
v úvodní etapě zakázky.
Záloha by měla mít jasný důvod. Zákazník mnohem lépe přijme požadavek
„záloha na objednání materiálu“ než neurčité „pošli nám 50 % předem“.
03
Pozor na extrémy
Příliš nízká i příliš vysoká záloha může být problém
Příliš nízká záloha
Firma financuje zakázku
- platíš materiál z vlastních peněz,
- financuješ mzdy a subdodavatele,
- jsi závislý na včasné platbě zákazníka,
- jedna opožděná faktura může ovlivnit další stavbu.
Příliš vysoká záloha
Zákazník nese velké riziko
- platí práci, která ještě nebyla provedena,
- ztrácí finanční kontrolu nad zakázkou,
- může mít menší důvěru ve firmu,
- může odmítnout nabídku už kvůli podmínkám.
Dobré nastavení je vyvážené:
Firma nemusí stavbu financovat ze svého
a zákazník zároveň neplatí příliš daleko dopředu.
04
Etapová fakturace
U větší zakázky rozděl platby podle průběhu stavby
U větších staveb bývá praktičtější rozdělit cenu
do několika etap.
Každá platba se potom váže na konkrétní část realizace.
01
Úvodní záloha
Materiál a příprava zakázky.
02
První etapa
Platba po dokončení předem určené části.
03
Další etapy
Platby podle skutečného postupu stavby.
04
Doplatek
Zbývající část po dokončení a předání.
Nejlépe funguje platební kalendář navázaný
na konkrétní a snadno ověřitelné milníky stavby.
05
Konkrétní milníky
Nevaž platbu jen na datum v kalendáři
Formulace typu „další platba 30. června“
nemusí být ideální.
Pokud se stavba posune, termín platby už nemusí odpovídat
skutečnému průběhu práce.
Základová deska
Platba po dokončení konkrétní etapy.
Hrubá stavba
Další část ceny po dokončení nosných konstrukcí.
Střecha
Platba po dokončení sjednaného rozsahu střechy.
Instalace
Další část po dokončení konkrétní profese.
Milník musí být popsán tak, aby obě strany poznaly,
kdy byl skutečně splněn.
06
Příklad
Jak může vypadat jednoduchý platební kalendář?
20 %
Při podpisu smlouvy
Záloha na objednání materiálu a zahájení.
30 %
Po dokončení první etapy
Podle konkrétního rozsahu zakázky.
30 %
Po další významné etapě
Například po dokončení hrubých prací.
20 %
Po dokončení a předání
Závěrečné vyúčtování zakázky.
Tohle není univerzální poměr pro každou stavbu.
Správné rozdělení závisí na druhu zakázky, materiálu,
délce realizace a skutečných nákladech firmy.
07
Cash flow
Počítej dopředu, ne až když dojdou peníze
Před zahájením zakázky si udělej jednoduchý přehled,
kdy budou peníze odcházet a kdy mají přijít.
Kdy musíš zaplatit materiál.
Kdy vyplácíš zaměstnance.
Kdy platíš subdodavatele.
Kdy vystavíš zákazníkovi fakturu.
Jaká je splatnost faktury.
Kolik peněz musí zůstat jako rezerva.
Největší chyba:
Počítat s penězi z faktury ještě předtím,
než je skutečně máš na účtu.
08
Splatnost faktur
Čím delší splatnost, tím více peněz musíš mít vlastních
Pokud dokončíš etapu dnes a zákazník má fakturu splatnou za 30 dní,
musíš mezitím dál financovat provoz firmy.
Den 0
Etapa dokončena
Den 1
Vystavíš fakturu
Den 15
Platíš další náklady
Den 30
Teprve přijde splatnost
Splatnost faktur je součást financování zakázky.
Není to jen administrativní údaj na faktuře.
09
Vícepráce
Vícepráce financuj stejným způsobem jako původní zakázku
Častou chybou je dobře nastavená původní smlouva,
ale úplně neřízené vícepráce.
Investor si objedná práci navíc,
firma nakoupí materiál a zaplatí lidi,
ale peníze dostane až při konečném vyúčtování.
Vícepráci nejdříve popiš.
Stanov její cenu.
Nech ji potvrdit.
Urči termín platby.
Pokud vyžaduje materiál, zvaž zálohu.
Zaznamenej dopad na harmonogram.
10
Zákazník
Jak zálohu vysvětlit, aby nepůsobila nedůvěryhodně?
Zákazníci jsou přirozeně opatrní,
pokud mají posílat větší částku před zahájením práce.
Proto vysvětli, na co přesně bude záloha použita.
Horší
„Pošli nám 40 % předem.“
Lepší
„Před zahájením potřebujeme zálohu na objednání
oken a materiálu pro první etapu.“
Transparentní platební plán zvyšuje důvěru.
Zákazník ví, co platí, a firma ví, z čeho bude zakázku financovat.
11
Smlouva
Platební kalendář dej přímo do smlouvy
Zálohy a etapové platby by neměly vznikat nahodile
během realizace.
Výše zálohy
Kolik zákazník zaplatí před zahájením.
Milníky
Kdy vzniká nárok na další platbu.
Splatnost
Za jak dlouho musí být faktura uhrazena.
Doplatek
Kdy se hradí poslední část ceny.
Řešíš smlouvu o dílo?
Platební podmínky jsou jedna z částí,
které je potřeba nastavit ještě před zahájením stavby.
Smlouva o dílo
12
Rezerva
Ani dobré zálohy nenahradí finanční rezervu
Zákazník se může opozdit s platbou,
materiál může zdražit nebo se objeví nečekaný náklad.
Proto by firma neměla fungovat tak,
že každá koruna z nové zálohy okamžitě zachraňuje předchozí zakázku.
Pozor na řetězové financování zakázek.
Pokud penězi z nové stavby financuješ nedokončenou starší zakázku,
může jeden problém postupně ohrozit několik staveb současně.
13
Projektovna.cz
Měj fakturaci a zakázky na jednom místě
Jakmile řešíš více staveb,
potřebuješ rychle vidět, která zakázka byla fakturována,
co je zaplacené a co ještě čeká na úhradu.
Zakázky
Přehled jednotlivých staveb.
Fakturace
Doklady spojené s konkrétní zakázkou.
Zákazníci
Kontakty a související informace.
Smlouvy
Platební podmínky a další dokumentace.
Cash flow nezačíná v účetnictví.
Začíná už ve chvíli, kdy zákazníkovi pošleš nabídku
a nastavíš podmínky placení.
14
Shrnutí
Jak nastavit zdravější financování zakázky?
1Spočítej náklady, které vzniknou před první platbou.
2Nastav zálohu podle skutečné potřeby.
3Rozděl velkou zakázku do etap.
4Fakturaci važ na konkrétní milníky.
5Hlídej splatnost faktur.
6Vícepráce nenechávej až na konečné vyúčtování.
7Platební podmínky dej do smlouvy.
8Udržuj si vlastní finanční rezervu.
Zákazník nemá financovat firmu.
Ale stejně tak by firma neměla ze svých peněz financovat celou stavbu zákazníka.
Projektovna.cz
Měj zakázky, faktury a zákazníky přehledně na jednom místě
Sleduj své stavební zakázky, fakturaci, smlouvy
a další důležité informace v jednom systému.
Prohlédnout Projektovnu