Řízení stavebních zakázek
Jak řídit více staveb současně a neztratit přehled?
Jedna stavba se dá uhlídat poměrně snadno.
Jakmile ale firma řeší několik zakázek současně,
začnou se míchat termíny, dokumenty, faktury,
úkoly i komunikace se zákazníky.
Přehled nevzniká tím, že budete pracovat víc.
Vzniká tím, že všechny důležité informace budete mít
správně uspořádané.
01
Kde vzniká chaos
Každá další stavba násobí množství informací
U jedné zakázky si většinu věcí dokážete pamatovat.
U pěti nebo deseti rozpracovaných staveb už to prakticky není možné.
Termíny
Kdy se začíná, co právě probíhá a co musí následovat.
Zákazníci
Každý řeší jiné požadavky, změny a komunikaci.
Dokumenty
Smlouvy, nabídky, projekty, předání a dodatky.
Fakturace
Každá stavba má jiné zálohy, etapy a splatnosti.
Tým
Musíte vědět, kdo je kde a co má právě řešit.
Změny
Vícepráce a nové požadavky mohou měnit cenu i termín.
Největší problém není množství práce.
Je to množství informací, které musíte držet pohromadě.
02
Základ systému
Každá stavba musí mít vlastní kartu zakázky
Každá zakázka by měla mít jedno hlavní místo,
kde najdete všechny důležité informace.
Název a adresa stavby.
Kontaktní osoba zákazníka.
Termín zahájení a dokončení.
Odpovědný pracovník.
Smlouvy a dokumenty.
Stavební deník.
Faktury a platby.
Aktuální stav zakázky.
Pokud musíte informace o jedné stavbě hledat v telefonu,
e-mailu, Excelu a několika složkách, systém vám už nestačí.
03
Priority
Nesledujte všechno stejně. Sledujte to, co hoří
Ne každá zakázka potřebuje každý den stejnou pozornost.
Pomáhá rozdělit stavby podle aktuálního stavu.
Plánování
Zakázka ještě nezačala
Probíhá
Aktivní realizace
Čeká
Materiál, zákazník nebo další profese
Dokončení
Předání, vady nebo fakturace
Dobré řízení není o tom vědět všechno zpaměti.
Je o tom rychle poznat, které zakázce se musíte věnovat právě teď.
04
Termíny
Mějte všechny důležité milníky na jednom místě
Jedna z nejčastějších chyb při více stavbách je,
že termíny jsou rozdělené mezi kalendář, zprávy a poznámky.
Zahájení stavby
Kdy má zakázka skutečně začít.
Dodávky
Kdy musí přijít materiál nebo technologie.
Návazné profese
Kdy může nastoupit další řemeslo.
Kontrolní dny
Kdy proběhne kontrola nebo schválení etapy.
Předání
Kdy má být zakázka připravena zákazníkovi.
Fakturace
Kdy vzniká nárok na další platbu.
05
Tým
Každý musí vědět, za co odpovídá
Pokud se více lidí pohybuje mezi několika stavbami,
musí být jasné, kdo má kterou zakázku na starosti.
Bez jasné odpovědnosti
„Myslel jsem, že to řeší někdo jiný.“
- úkol zůstane nedokončený,
- zákazník čeká na odpověď,
- materiál není objednaný,
- termín se začne posouvat.
S jasnou odpovědností
Každý úkol má svého člověka
- je jasné, kdo rozhoduje,
- kdo komunikuje se zákazníkem,
- kdo vede deník,
- kdo kontroluje dokončení.
06
Komunikace
Nenechávejte důležité informace jen ve WhatsAppu
Rychlé zprávy jsou praktické,
ale dlouhodobě se v nich důležité informace velmi snadno ztratí.
Zásadní informace by měly být uložené přímo u zakázky.
Změna rozsahu.
Vícepráce.
Termín.
Požadavek zákazníka.
Technický problém.
Důležité fotografie.
Chat je vhodný pro rychlou komunikaci.
Neměl by ale být jediným archivem celé stavby.
07
Stavební deník
Každá stavba potřebuje vlastní historii
Pokud řídíte několik staveb současně,
je prakticky nemožné pamatovat si zpětně všechny události.
Stavební deník pomáhá držet historii každé zakázky odděleně.
Denní zápisy
Co se na stavbě skutečně provedlo.
Fotografie
Jak stavba v daném okamžiku vypadala.
Problémy
Co realizaci zdrželo nebo změnilo.
Historie
Co se na zakázce řešilo v minulosti.
Každá stavba může mít vlastní digitální deník
Mějte zápisy a fotografie přehledně u konkrétní zakázky.
Stavební deník
08
Finance
Sledujte fakturaci odděleně pro každou stavbu
Firma může mít dost práce, ale přesto mít problém s cash flow.
Proto potřebujete rychle vidět:
Co už bylo fakturováno.
Které faktury jsou zaplacené.
Co je po splatnosti.
Kdy má přijít další etapa fakturace.
Jaké zálohy už zákazník zaplatil.
Která zakázka vytváří problém.
Počet zakázek není jediný důležitý ukazatel.
Potřebujete také vědět, které zakázky vám skutečně přinášejí peníze.
09
Dokumenty
Nepoužívejte jednu složku pro všechno
Každá zakázka může mít desítky dokumentů.
Smlouva
Cenová nabídka
Projekt
Rozpočet
Vícepráce
Faktury
Předání
Fotografie
Dokument by měl být dohledatelný podle zakázky,
ne podle toho, kdo si pamatuje, do které složky ho uložil.
10
Kontrolní rutina
Jednou týdně projděte všechny aktivní stavby
I dobrý systém potřebuje pravidelnou kontrolu.
01
Co se minulý týden dokončilo?
02
Co musí být hotové příští týden?
03
Která stavba má problém?
04
Kde čekáme na zákazníka nebo dodavatele?
05
Co je potřeba fakturovat?
06
Který úkol nemá odpovědnou osobu?
Stačí krátká pravidelná kontrola.
Důležité je odhalit problém dřív, než začne ovlivňovat další zakázky.
11
Varovné signály
Jak poznáte, že už potřebujete lepší systém?
Nevíte, kdo je dnes na které stavbě.
Zákazník vám připomíná domluvený termín.
Fakturu vystavíte několik dní po dokončení práce.
Fotografie jsou jen v telefonu jednoho pracovníka.
Stejný údaj přepisujete do několika systémů.
Důležité informace zná pouze jeden člověk.
12
Projektovna.cz
Více zakázek nemusí znamenat více chaosu
Projektovna propojuje nástroje,
které stavební firma potřebuje během celé zakázky.
Zakázky
Přehled realizací
CRM
Zákazníci a kontakty
Tým
Odpovědnosti a spolupráce
Stavební deník
Historie jednotlivých staveb
Fakturace
Doklady a platby
Smlouvy
Dokumentace zakázky
Jedna firma může řídit deset staveb.
Ale každá z nich musí mít vlastní přehlednou historii,
odpovědnost a dokumentaci.
13
Shrnutí
Jak si udržet přehled o více stavbách?
1Každá stavba musí mít vlastní zakázku.
2Sledujte termíny a aktuální stav.
3Každý úkol musí mít odpovědnou osobu.
4Důležité informace ukládejte mimo chat.
5Veďte historii každé stavby.
6Propojte zakázku s fakturami a dokumenty.
7Pravidelně kontrolujte všechny aktivní stavby.
Více staveb neznamená, že musíte mít všechno v hlavě.
Znamená to, že potřebujete lepší systém.
Projektovna.cz
Mějte všechny stavební zakázky přehledně na jednom místě
Zakázky, zákazníci, stavební deník, faktury,
smlouvy a tým v jednom prostředí.
Prohlédnout Projektovnu